Accompagnement ACPR & LCB-FT
Mettre de l'ordre dans votre documentation réglementaire — avant que quelqu'un d'autre ne le fasse à votre place.
Les cabinets de courtage, les conseillers en gestion de patrimoine et les intermédiaires financiers sont soumis à des obligations documentaires précises : dispositif LCB-FT, dossiers KYC, identification des bénéficiaires effectifs, procédures internes, traçabilité des contrôles. En cas de contrôle ACPR, c'est la qualité de cette documentation qui est examinée en premier.
BM Informatique vous accompagne pour mettre en place une organisation documentaire claire, sécurisée et exploitable — au quotidien comme sous pression.
Ce que cela implique concrètement
La plupart des cabinets ont une idée de ce qu'ils doivent produire. Mais entre les dossiers incomplets, les procédures jamais finalisées, les documents éparpillés entre messagerie, serveur et postes locaux — la documentation existe rarement sous une forme exploitable.
Ce n'est pas un problème de mauvaise volonté. C'est un problème d'organisation et d'outillage.
Nous intervenons pour structurer ce qui existe, combler ce qui manque et sécuriser l'ensemble dans un environnement numérique adapté à votre taille et à vos outils — sans vous imposer une usine à gaz.
Nos domaines d'intervention
Organisation documentaire
- Structuration de l'arborescence documentaire
- Règles de nommage et d'archivage
- Gestion des droits d'accès par profil
- Classement et centralisation des dossiers clients
- Déploiement sous Microsoft 365 ou solution dédiée
Dossiers KYC
- Structuration des dossiers de connaissance client
- Vérification de la complétude documentaire
- Organisation des pièces justificatives
- Suivi des échéances de mise à jour
- Harmonisation des pratiques au sein du cabinet
Bénéficiaires effectifs
- Collecte et organisation des documents d'identification
- Structuration des dossiers justificatifs par client
- Suivi des échéances de mise à jour
- Conservation et traçabilité des éléments de preuve
- Harmonisation des pratiques de collecte
Documentation LCB-FT
- Rédaction ou mise à jour des procédures internes
- Modes opératoires adaptés à votre activité
- Registres et supports de suivi des contrôles
- Documentation des diligences réalisées
- Formalisation des bonnes pratiques équipe
Préparation au contrôle ACPR
- Centralisation des documents de conformité
- Identification des manques et incohérences
- Mise en cohérence des procédures existantes
- Structuration des éléments de preuve
- Revue documentaire pré-contrôle
Sécurisation & accès
- Gestion des droits d'accès à la documentation
- Sauvegarde sécurisée et traçable
- Protection des données sensibles clients
- Journalisation des accès et modifications
- Conformité RGPD de la chaîne documentaire
Contrôles permanents et périodiques
Les cabinets soumis à l'ACPR doivent être en mesure de démontrer l'existence et l'efficacité de leurs dispositifs de contrôle interne, au travers de contrôles permanents et périodiques.
En pratique, ces contrôles existent souvent — mais leur traçabilité est insuffisante. Les diligences sont réalisées, les vérifications effectuées, mais rien n'est formalisé ni conservé de façon exploitable. En cas de contrôle ACPR, l'absence de preuves vaut absence de contrôle.
Contrôles permanents
- Mise en place des supports de traçabilité des diligences quotidiennes
- Structuration des preuves de vérification KYC et LCB-FT
- Organisation des documents justificatifs par dossier client
- Formalisation des procédures de contrôle au fil de l'eau
- Conservation structurée des éléments probants
Contrôles périodiques
- Mise en place d'un calendrier et d'un plan de contrôle annuel
- Structuration des comptes rendus de contrôle
- Constitution et archivage des dossiers de revue périodique
- Traçabilité des actions correctives engagées
- Préparation des éléments de reporting interne
Une approche opérationnelle, pas théorique
- Produire des documents génériques copiés-collés
- Livrer un classeur de procédures que personne ne lira
- Vous imposer des outils inadaptés à votre taille
- Facturer du conseil juridique déguisé en organisation documentaire
- Partir de ce qui existe dans votre cabinet
- Travailler avec vos outils actuels (Microsoft 365 ou autre)
- Rédiger des procédures que vos collaborateurs comprennent et appliquent
- Livrer une documentation utilisable le lendemain
Exemples d'interventions
- Analyse documentaire initiale
- Structuration des dossiers KYC clients
- Rédaction du dispositif LCB-FT et des procédures associées
- Mise en place d'un registre de suivi des contrôles
- Sécurisation des accès sous Microsoft 365
- Revue complète de la documentation existante
- Identification des manques et incohérences
- Mise en cohérence des procédures internes
- Préparation documentaire en vue d'un contrôle ACPR
- Archivage structuré des éléments de preuve
- Centralisation documentaire sous Microsoft 365
- Structuration des dossiers bénéficiaires effectifs
- Registre RGPD et gestion des consentements
- Gestion des droits d'accès par collaborateur
- Sauvegarde cloud avec tests de restauration
Un interlocuteur unique
La conformité documentaire repose sur plusieurs dimensions complémentaires : l'organisation des informations, la sécurité des données, la gestion des accès, les outils numériques et les obligations réglementaires.
Ces dimensions sont rarement traitées ensemble. Le prestataire informatique ne touche pas à la conformité. Le consultant réglementaire ne s'occupe pas des outils. Résultat : des angles morts entre les deux.
Discutons de votre situation
Que vous partiez de zéro, que vous ayez une documentation partielle à consolider ou que vous prépariez un contrôle, nous commençons toujours par un premier échange pour comprendre votre situation avant de proposer quoi que ce soit.